Arsip

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Setiap kegiatan diperlukan bantuan data. Demikian juga dalam pengambilan keputusan yang lebih popular dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Tersedianya data yang lengkap dan acceseble akan menghasilkan pengambilan keputusan secara efektif dan efisien. Dalam penyelenggaraaan SIM, data diolah menjadi informasi. Informasi menjadi bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Keputusan tersebut selanjutnya dijabarkan dalam bentuk program atau kegiatan. Sistem informasi manajemen adalah suatu sitem yang mengintregrasikan berbagai jenis data mengenai berbagai macam kegiatan dalam rangka membantu pimpinan atau manajemen melakukan pengambilan keputusan.
Pada sistem tersebut cara pengelolaan data menjadi informasi sangat tergantung pada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan. Sesuai dengan namanya maka SIM didukung oleh komponen “sistem informasi” dan “manajemen”. Sistem disini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data mulai dari pengumpulan, pemelihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada manajemen atau pengambilan keputusan. Sistem tersebut juga mengatus segala hubungan yang saling mendukung dari berbagai komponen dan fungsi kegiatan yang ada pada suatu organisasi.
Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan. Manajenam dalam konteks ini adalah para pimpinan yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksnaan dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di suatu organisasi, baik pada top management, middle management, maupun supervisor. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa Sistim Informasi Manajemen adalah sistim yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan.
Dalam kaitannya dengan Sistem Informasi Manajemen, arsip dalam berbagai bentuk, jenis dan tingkat fungsionalnya, merupakan salah satu sumber data. Efektifitas dan efisiensi Arsip dalam peran dan fungsinya sangat tergantung dari manajemen kearsipan yang diterapkan. Dalam hal ini setiap sub-sistem dalam tahapan hidup Arsip akan mempengaruhi tingkat efisiensi dan efektifitas Arsip dalam mendukung manajemen.
Saat ini informasi merupakan tolak ukur kemajuan peradaban suatu bangsa. Ketersediaan informasi sangat menentukan kelancaran manajemen. Salah satu sumber informasi penting adalah arsip. Arsip memiliki berbagai bentuk yang secara prinsip merupakan informasi yang terekam. Dengan arsip jugalah kita dapat mengetahui alasan sebenarnya
Dalam rangka mengoptimalkan daya dukung terhadap manajemen, khususnya dalam pengambilan keputusan, perlu pengelolaan arsip secara sistematis, yang dilakukan sejak tahap penciptaan, penggunaan dan pemerliharaan dan tahap penciptaan, dan tahap penyusutan. arsip yang dikelola secara baik, benar dan sistematis akan memungkinkan tersedianya informasi yang lengkap, dalam waktu cepat, serta pengguna maupun informasi yang tepat.
Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung Sumber Daya Manusia (SDM) yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta sistem yang baku, aplikatif dan efisien.


Bab 1
Pembahasaan

A. Pengertian Arsip

Secara etimologis, kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untik menyimpan sesuatu. Dari bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives institution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
            Sebagai perbandingan dapat kita pelajari pengertian arsip dari beberapa sumber, sebagai berikut
Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirjo arsip adalah
Tempat menyimpan secara teratur
Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan
Bahan-bahan yang harus diarsipkan itu sendiri
Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979
Kamus AdministrasiPerkantoran Drs. The Gie

Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengertian arsip  adalah kumpulan warkat atu surat menyurat yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang disusun menurut sistem tertentu karena mempunyai kegunaan agar saat diperlukan mudah ditemukan dengan cepat dan tepat.


B. Penyimpanan Arsip

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi, dan asas campuran atau kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian,
penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari:
(a) Sistem Abjad,
(b) Sistem angka/nomor (numerik),
(c) Sistem Wilayah,
(d) Sistem subyek, data
(e) Sistem Urutan Waktu (kronologis).

C. Jenis-Jenis Arsip

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, antara lain:\

Berdasarkan Fungsi.

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:

Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah

Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.

(c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

(e) Berdasarkan keasliannya, Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

(f) Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

(g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya., Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehid